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Mise en page automatisée InDesign

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Jul 03, 2024 Jul 03, 2024

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Bonjour,

Je recherche partout sans trouver de réponse à ce sujet : est-il possible d'automatiser la mise en page d'un annuaire, provenant d'un fichier Excell, sur Indesign ?

J'ai essayé via la Fusion de données, mais cela ne me donne qu'un nom + ses coordonées par page et non les uns en dessous des autres, même en choisissant enregistrements multiples...

Précision (voir capture d'écran) : mes colonnes de texte sont chainées entre elles, pour que le texte coule de page en page, et je ne peux pas créer plusieurs blocs de texte les uns sous les autres car la longueur des coordonnées diffère d'un nom à l'autre.

 

Auriez-vous une solution ?

Merci par avance !

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Export the Excel file as text file and import it as you would text it.

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Community Expert , Jul 03, 2024 Jul 03, 2024

Au vu de ta capture d'écran, je suis d'accord avec @Willi Adelberger : la fusion de données n'est pas la solution adaptée à ce que tu souhaites obtenir. 

Importe ton texte, comme un texte Word. Ensuite crée un style de paragraphe que tu vas appliquer à TOUT le texte. Fais un style de caractère pour le gras que tu vas utiliser en style GREP avec cette syntaxe :

(\w+\s\w+)(\t)(\d+)

Capture d’écran 2024-07-03 à 19.22.24.png

 

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Community Expert , Jul 04, 2024 Jul 04, 2024

Je reviens sur le sujet avec une autre solution qui n'utilise pas de styles GREP, pour éviter les éventuels ralentissements (à voir si ce ralentissement est notable dans ce cas-ci).

  1. créer 2 styles de paragraphe, un en maigre et un autre en gras
  2. appliquer le style maigre à tout le texte
  3. faire un rechercher-remplacer avec ces critères : rechercher les tabulations, les remplacer par des tabulations et leur appliquer le style de paragraphe gras. Cela aura pour efet d'appliquer ce style de paragraph
...

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Export the Excel file as text file and import it as you would text it.

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Merci, mais cela revient donc à tout mettre en forme manuellement ?
Car j'ai plus de 196 entrées.

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Apply a paragraph style and define next style correctly.

For special space (like between name and  number) add a column in Excel with a code like qyxr and replace it later with the final right aligned space with find & replace. Same do, where returns are to be filled.

At the end select all text, apply the first paragraph style and next style. Everey line has to be its own Paragraph with its distinct style.

Next style succession should create a loop.

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Si je comprends bien, il faudrait que j'utilise les styles de paragraphes et caractères + la commande Rechercher/Remplacer avec les GREP ? Ce n'est pas possible d'aller plus vite en utilisant la Fusion de données ?

Comment faire pour qu'il puisse détecter tous les noms et prénoms + dates pour les mettre en gras ?

À quoi me servirait de créer une boucle ? Comment cela fonctionne ?

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No. Do following:

  1. Prepare in InDesgn Paragraph Styles. Each line will become a distinct Paragraph Style, in every Style the next Style must be defined. With the last style the next style will be the first style.
  2. In Excel prepare the table.
  3. Each name is a line in Excel
  4. Where a new line should start insert a column. Fill this column with a distinct code like "tzfgi". You can fill the whole column automatically.
  5. Do the same, insert a column for the right aligned tabulator.
  6. Save the sheet as txt file.
  7. Import the txt file into InDesign
  8. Find and replace the code for the new line with return, and the same with the right aligned tabulator.
  9. Select all and in the Paragraph Style Panel the first paragraph style with right mouse click: Apply Paragraph Style an next style.

 

I had to create an adress book with 400+ entries and it was done in some minutes.

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No need to create Character Styles here. Make the line with the names in a paragraph style with a bold font.

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Au vu de ta capture d'écran, je suis d'accord avec @Willi Adelberger : la fusion de données n'est pas la solution adaptée à ce que tu souhaites obtenir. 

Importe ton texte, comme un texte Word. Ensuite crée un style de paragraphe que tu vas appliquer à TOUT le texte. Fais un style de caractère pour le gras que tu vas utiliser en style GREP avec cette syntaxe :

(\w+\s\w+)(\t)(\d+)

Capture d’écran 2024-07-03 à 19.22.24.png

 

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Use Paragraph styles, no charachter styles, no GREP here. If the whole paragraph has the same font, no character styyle should ever be applied, this appearance is defined only by the paragraph style.

You need for every  line a specific paragraph stlye. With the keep options you will also define that no break is inside an entry and you must hinder to make the name the last line of a page. This is done with keep options. All paragraph styles will keep with previious but not the name style. THis cannot be done with character style.

Why do you want o use character styles?

Are you aware that any GREP style is slowing done the document speed.

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I am aware of all you say, Willi, and if all the entries had the same number of lines, I would agree with your process, but in this case you can't define a paragraph style for the name (in bold) followed by another style for the address, followed by a style for the phone number and so on since the pattern is not the same for each entry. Look at the first name of the left column: there are 2 lines of info and look at the first name of the right column : 7 lines of info. How do you want to manage this?

The other solution would be to use 2 paragraph styles, on in bold and the other in regular and to use soft returns instead of hard returns but the find change would be difficult.

My solution has the advantage to use a single paragraph style for all the text, and to use a GREP style to bold the line containing the name and the date.

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Je reviens sur le sujet avec une autre solution qui n'utilise pas de styles GREP, pour éviter les éventuels ralentissements (à voir si ce ralentissement est notable dans ce cas-ci).

  1. créer 2 styles de paragraphe, un en maigre et un autre en gras
  2. appliquer le style maigre à tout le texte
  3. faire un rechercher-remplacer avec ces critères : rechercher les tabulations, les remplacer par des tabulations et leur appliquer le style de paragraphe gras. Cela aura pour efet d'appliquer ce style de paragraphe aux paragraphes contenant des tabulations, en l'occurrence, les paragraphes « nom et date ». Dans mon exemple, il s'agit d'une tabulation forcée à droite (^y).Capture d’écran 2024-07-04 à 11.21.00.png

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Hi @Willi Adelberger the problem is that each entry has not the same infos: some names have no mail, only phone numbers, others have mail but no phone numbers and some have nothing, so the number of lines id different. It will be very difficult to create a loop.

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Put a placeholder code in empty fields, at the end remove those paragraphs with find the placeholder code and replace it with none as those paragraphs are deleted. It must be done at the end.

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Merci beaucoup à tous les deux pour vos réponses. et votre implication, qui m'aident à mieux comprendre la bonne démarche !

En revanche, il me manque une étape de compréhension, comment je fais pour passer d'un fichier text exporté d'Excell (je vous mets un aperçu du rendu, une fois passé sur word ci-joint) à des données lisibles par InDesign. C'est à dire que le logiciel puisse comprendre où sont les saut de lignes et convertir les tabulations par des espaces ou saut de ligne ?

Afin de pouvoir utiliser la fonction Rechercher/Remplacer de manière optimale.

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Le plus simple est d'importer le fichier Excel directement dans InDesign et de choisir cette option dans les options d'importation :

Capture d’écran 2024-07-04 à 16.00.40.png

Cela transformera ton tableau en texte tabulé. Ensuite, tu transformes les tabulations en retour paragraphe, sauf celles qui sont sur la ligne du nom (ou tu les remets après)

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In addition to all the advice you received, there's also this tool that appears to be able to do what you need:

https://www.decentgroup.co.uk/business-applications/indesign-layout-automation/

 

I've never used it and know nothing about it except for what they say on the webpage; it's most likely pricey as they don't list the price.

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