InDesign Datenzusammenführung: Leerzeile löschen mit den Wort davor?

[leono35740621]

Schönen Guten Tag zusammen,

Ich bin aktuell dabei in einem Buch Steckbriefe einzupflegen, mithilfe einer Excel Tabelle und der Datenzusammenführung. Mein Problem besteht darin, dass ich bei den Steckbriefen das folgende Layout habe: "Frage": <<Antwort>>

z.B.: "Spitzname: Otto" das Otto wird dabei durch die Excel Tabelle ausgefüllt. Das Problem ist aber, dass das Formular was die Leute ausgefüllt haben aus weitaus mehr Fragen besteht und nicht jede Frage verpflichtend war, somit stellt sich mir das Problem, dass bei einigen Person dann nur die Frage steht aber keine Antwort. Wenn man die Frage weg lässt kann man ja über die Option "Leerzeilen für leere Felder löschen" auswählen, was ich jetzt suche ist eine effektive Möglichkeit die Fragen, welche ich in dem Muster manuell hingeschrieben habe automatisch mit zu entfernen. Kennt jemand eine gute Möglichkeit dies umzusetzen?

[Laubender]

Hallo leono35740621 ,

ich würde bei der Datenzusammenführung keine Einschränkung machen.

Stattdessen im zusammengeführten Dokument mit GREP Suchen/Ersetzen den gesamten Absatz löschen, der am Ende des Absatzes einen Doppelpunkt enthält.

Aus dem Bauch heraus folgendes Pattern. Finde alle Zeichen in Absätzen, auf die nach dem Doppelpunkt sofort ein Absatzzeichen folgt.

^.+:\r

Ersetze durch nichts. Das löscht das Gefundene, also den ganzen Absatz in diesem Fall.

Hm. Möglicherweise befinden sich noch verstreut FEFF Sonderzeichen nach der Datenzusammenführung im Text, die müssen wir vorab loswerden.

Das kannst Du mit der Text-Suche nach <FEFF> erledigen.

Gruß,
Uwe

[leono35740621]

Also der Ansatz ist super, dafür danke ich dir schon mal, aber ich habe das von dir vorgeschlagene Pattern versucht und es hat nichts gefunden. 😕

Hast du vllt eine Idee was falsch sein könnte, ich habe nämlich von diesem 'Code' null Ahnung.

[Laubender]

Dann zeige mal eine Seite nach der Datenzusammenführung.

Die verborgenen Zeichen im Textrahmen sollten sichtbar sein.

Menü: Text > Verborgene Zeichen einblenden

Den Textrahmen anwählen und zusätzlich auch den Text im Textmodus anzeigen.

Menü: Bearbeiten > Im Textmodus bearbeiten

Gruß,
Uwe

[leono35740621]

Ich hoffe damit lässt sich arbeiten

[Laubender]

Hm. Ich kann das Ergebnis so nicht nachvollziehen. Weshalb stehen bei Dir XML-Anfangs- und Endmarken im fertigen Dokument?

Bei einem kleinen Test, den ich vorgenommen habe, bleibt allenfalls ein Sonderzeichen zurück, wenn ein Datenfeld keinen Eintrag hatte:

Template:

Nach der Datenzusammenführung:

Hast Du mit XML-Tags im Dokument gearbeitet?

Gruß,
Uwe

[DBLjan]

Nur mal so als theoretischer Ansatz: Wäre nicht auch die Möglichkeit gegeben, die Excel-Liste vorher zu bearbeiten? Dann würde ich nämlich optionale Kategorie in einem String vorbereiten, sprich "Hobbys: Bosseln, Zahnarzt, Bodypainting". Ein bisschen Googeln, und du kannst über Formeln die Strings für die Ausgabe in InDesign vorbereiten.

Mit zB if/then Leerantworten bearbeiten, oder aus A1=Bibi und B1=Tina den String mit A1 & " und " & B1 zu "Bibi und Tina" wandeln.

[leono35740621]

Das wäre für mich der Notfallplan. Mein Problem ist, dass die Excel-Tabelle nicht gerade klein ist und ich noch viele korrigieren muss, im Laufe der Zeit. Ich fände also eine Lösung wo ich nicht an der Tabelle herum experimentiere wesentlich angenehmer. Ich weiß nicht genau was du jetzt mit den Strings meinst, aber ich hätte wahrscheinlich mit "Zelle formatieren" gearbeitet.

[DBLjan]

Schau, so werfen die Zeilen ohne Filme keinen String, und InDesign überspringt die leere Zeile.

Wenn in C2 nix drin steht, dann mache nix (""), sonst mache "Filme: " und hänge D ran.

[leono35740621]

Super! Das ist aufjedenfall schon mal sehr hilfreich. Weißt du, ob man innerhalb des selben Dokuments zwei Tabellen erstellen und verknüpfen kann, eine mit den ursprünglichen Werten, welche man normal bearbeiten kann und die andere die man dann nur zum exportieren benutzt?

[Laubender]

Kannst Du mal eine Beispieldatei Deines Ergebnisses zur Verfügung stellen?
Bitte Dropbox-Link posten. Die Marken machen es schwierig den ganzen Text eines Absatzes zu erfassen.

Danke,
Uwe

[leono35740621]

Also ich habe XML-Tags gefunden, aber die wurden automatisch nach dem Zusammenführen erstellt, selbst nach dem löschen konnte ich den Suchen/Ersetzen Befehl nicht ausführen.

Ich danke dir aber schon mal, dass du dir soviel Mühe gibst!!

Link zum Beispiel Dokument: Dropbox - Forum Test.indd - Simplify your life

[Laubender · Accepted solution]

Danke für die Beispieldatei.

Wir hätten dann 3 Grund-Schritte.

1. XML-Tags entfernen

2. Überflüssige FEFF-Sonderzeichen entfernen

3.1 Absätze ohne Antwort mitten im Text entfernen

3.2 Absätze ohne Antwort am Ende einer Story entfernen

3.3 Absatzzeichen am Ende einer Story entfernen

1. Öffne das Struktur-Fenster

Ansicht > Struktur > Struktur einblenden

Root > table auswählen, Option des Fensters > Löschen

"Tag entfernen" betätigen. Nicht die "Löschen"-Option wählen!

2. Textsuche aufrufen

Suche nach

<FEFF>

Mit nichts ersetzen

3.1 GREP-Suche aufrufen

Suche nach

^.+:\h\r

Mit nichts ersetzen

3.2 GREP-Suche aufrufen

Suche nach

^.+:\h$

Mit nichts ersetzen

3.3 GREP-Suche aufrufen

Suche nach

\r\Z

Mit nichts ersetzen

Das war's.

Gruß,
Uwe

[leono35740621]

Okay WOW!! Hat einwandfrei funktioniert. Vielen vielen Dank!

[Laubender]

Gern geschehen 🙂

Gruß,
Uwe

[DBLjan]

Ja-ha, der Uwe hat die besten Lösungen und ist ein absoluter GREP-Fachmann. Ich finde GREP auch faszinierend, aber allzu kompliziert darf es nicht werden, dafür bin ich nur Möchtegernprogrammierer-Grafiker.

Allerdings halte ich die Formel-Lösung in der Tabelle dahingehend für etwas besser, dass die Quelle sich verändern kann, ohne dass man die nachträglichen Suchen/Ersetzen-Schritte durchführen muss. Man bindet einfach die neuen, formelhinterlegten Ausgabe-Zellen in das DataMerge in, und brauch aus Excel nur eine neue Datei exportieren, und in InDesign aktualisieren.

Allerdings gibt es auch schöne Batch-(GREP-)Suchen/Ersetzen-Skripte, wo man sich diese Schritte als Aktion abspeichern könnte.. 

[DBLjan]

Bin eigentlich gar kein Excel-Fachmann, und habe mir das Geformel auch nur zusammengegoogelt, etwas die Syntax verstanden, aber Was-So-Geht aufgrund fehlendem Überblicks und Aufgabenfeldes in der Firma nie erfasst und gebraucht.

Aber da ich in Zukunft hier und da auch über Druckdaten-Erzeugung aus Listen über DataMerge stolpern werde, war ich auch neugierig, ob ich das in einer Excel-Datei über zwei Tabellen machen kann. Da sieht man auch, dass ich eigentlich nix in Excel weiß: Kann man natürlich

Habe mal 4 Screenshots vorbereiten. Eigentlich ganz einfach: Man legt unten links am Exceldok eine weitere Tabelle an, wie eine neue Seite in InDesign. Eine Querreferenzierung war auch ganz einfach, in dem man entweder die Systax so nutzt wie im Screenshot, dass man die Tabellen-Namen (Kannst du auch ändern durch Rechtsklick auf den Reiter) mit angibt, oder eben während man die Formel schreibt, in die andere Tabelle wechselt und auf die Zellen klickt – dann schreibt der so von alleine das in die Formel da rein:

Jetzt ändere ich an der "Quelle"....und habe das Ergebnis auf meiner Tabelle "Ziel".

[Willi Adelberger]

Was die Sache vereinfachen täte, wäre die Frage als Teil des Absatzformates zu machen. Wenn also der Absatz nicht vorhanden ist, ist auch die Frage nicht vorhanden.

Gestalte das Absatzformat folgendermaßen:

1. Erstelle ein Absatzformat, mit dem Bereich Aufzählung.

2. Weise diesem Format eine eigene Liste zu, damit die Nummerierung keine andere Liste beeinflusst.

3. Im Bereich Aufzählung, wähle keine Nummer (ja, das ist Möglich, Aufzählung ohne Nummer) und in den Bereich, wo die Platzhalter hinkommen schreibe den Text. Am besten weist du dort ein Zeichenformat zu.

Immer wenn nun dieses Absatzformat angewandt wird, steht am Anfang dieser Text.

[Laubender]

Gute Idee!

Gruß,
Uwe

[DBLjan]

Die Idee mit den Absatzformaten gefällt mir auch gut, aber wie soll man vorher dem Template verschiedene Absatzformate für die einzelnen Kategorien als Leerzeilen vorhalten? Dann müsste man den Datamerge-Kategorien vorher Absatzformate zuordnen. Wenn aber diese Zeile leer bleibt, wird sie dann entfernt? Ansonsten hätten wir den Kategorie-Text ohne Inhalt dort stehen.

Man könnte dies lösen, wenn man weiss, dass keine Kategorie übersprungen wird, und dann die Absatz-Folgeformate ("Nächstes Format: " hintereinander reiht.

Aber so richtig geht beides nicht:

Im linkes Textkasten habe ich den drei Zeilen die Absatzformate F1, F2, F3 zugeteilt, jeweils mit der Kategorie als Aufzählungs-Text.

Im rechten Textrahmen habe ich noch definiert NächstesFormat: F1 auf F2, F2 auf F3, F3 auf Fn

Ausgabeoption Leerzeilen für leere Felder entfernen

Wenn also der erste Datenbank-Eintrag (Name) leer ist, wird das nachfolgende Absatzformat genommen?

[DBLjan]

MÖÖÖP, Bug entdeckt allerdings in 13.1

Mal sehn, ob der auch im aktuellen 14.0.2 ist…

Schaut mal:

…alles fein.

Nun schaue ich mir die DM-Vorschau an…

Das Absatzformat-Zuordnung wird durch die Vorschau verändert oO

[DBLjan]

Was auch immer dort schief läuft, es ist auch in InDesign 14.0.2.

Weil das so gravierend wäre, vermute ich, dass es was mit den Strings in der Aufzählung zu tun hat. Entferne ich die Aufzählung aus den Absatzformaten, werden die Absatzformate nach der Vorschau nicht verändert zugeordnet.

Trotzdem ein Hammer.

Ist das ein Bug-Report würdig?

[Laubender]

Hallo Jan,

interessant!

Ich lass schon aus Prinzip die Vorschau bei jeder Datenzusammenführung weg.

Da gibt's etliche Berichte über Bugs, die nur dann zu sehen sind, wenn die Vorschau benutzt wird.
Offenbar hast Du noch einen entdeckt.

Bug-Report würde ich in jedem Fall schreiben:

Adobe InDesign Feedback

Davon mal ab:
Was ich noch nicht verstanden habe ist wie leono35740621 überhaupt erst zu den XML-Tags im Ergebnis der Datenzusammenführung kommen konnte.

Gruß,
Uwe

[DBLjan]

Danke Uwe, ich wusste nicht, dass die Vorschau beim DataMerge Probleme macht, da ich eher simple Absatzstile nutze und selten merge.

Ich habe das als Kommentar unter dieses passende Thema gehängt, stößt ins gleiche Horn:

Data Merge Preview drops Paragraph Styles with Nested Styles – Adobe InDesign Feedback

[leono35740621]

DBLjan​, Laubender​, Willi Adelberger

Ich weiß, dass mag vielleicht etwas nach Eigenwerbung klingen, aber ich habe noch einen neuen Eintrag erstellt und da ein neues Problem aufgegriffen, was das gleiche Dokument behandelt. Da ihr mir hier so erstklassig geholfen habt, habt ihr vielleicht auch da eine Idee.

Ihr könnt es euch ja mal anschauen: InDesign: Datenzusammenführung mit zwei Musterseiten