ZUGFeRD / XRechnung erstellen

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Hallo,

da die Erstellung von Rechnungen im B2B in den nächsten Jahren als E-Rechnung, also im Format XRechnung oder ZUGFerd, erfolgen muss, stellt sich mir die Frage, ob es eine Möglichkeit gibt Rechnungen im entsprechenden Format über Adobe Acrobat Pro zu erstellen und wenn ja, wie dies erfolgen kann.

Da ich zwischenzeitlich erfahren habe, dass die Freeware pdf24 die Möglichkeit bietet Rechnungen in diesen Formaten zu erstellen, ist es für mich nur schwer vorstellbar, dass Adboe Acrobat Pro diese Möglichkeit nicht bietet.

Bei telefonischen Support konnte man mir hierzu bisher nicht weiterhelfen.

Kann mir hierzu jemand Rückmeldung geben?

abstract_fashion266f

Participant

Kurze Zusammenfassung für alle, die hier noch suchen (Stand Oktober 2026):

Mit Acrobat allein geht es nicht. Laut Adobe kann Preflight ZUGFeRD nur prüfen, nicht erzeugen. Der Weg von timo (XML an ein PDF/A-3 anhängen) funktioniert, aber die XML muss man trotzdem irgendwo korrekt erzeugen.

Wege ohne Kauf:

Rechnungen an Bundesbehörden: Die OZG-RE des Bundes hat eine „Weberfassung", ein geführtes Webformular, in dem man die E-Rechnung direkt eintippt. (Die ZRE gibt es seit Ende September 2025 nicht mehr.)
PDF24, wie oben schon erwähnt.
Für technisch Versierte: das freie Kommandozeilen-Tool e-invoice-eu erzeugt XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X aus einer Tabelle (.xlsx, .ods, .csv).
Das Ergebnis immer prüfen, z. B. mit dem KoSIT-Validator oder dem Mustang-Validator.
Zu den Fristen: Im B2B-Bereich dürfen bis Ende 2026 noch Papierrechnungen und (mit Zustimmung des Empfängers) PDF-Rechnungen ausgestellt werden, bei höchstens 800.000 EUR Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.

Offenlegung: Ich bin der Entwickler von SheetFaktura, einem kostenpflichtigen Add-on für Google Tabellen. Wer seine Rechnungen in einer Tabelle schreibt oder sie dorthin übernehmen kann, erstellt damit eine XRechnung 3.0 (XML) oder eine ZUGFeRD-Rechnung (PDF/A-3, Profil EN 16931). Vorher prüft das Add-on die Pflichtangaben und erklärt Fehler auf Deutsch. 5 E-Rechnungen sind kostenlos, danach kostet es 7,90 EUR im Monat oder 69 EUR im Jahr (zzgl. USt.): https://sheetfaktura.de

Grenzen: Man braucht ein Google-Konto, und die Rechnung entsteht in Google Tabellen statt in Acrobat, Word oder InDesign. E-Rechnungen empfangen oder verbuchen kann es nicht. Es prüft das Format, ersetzt aber keine Steuerberatung.

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Bernd Alheit

Community Expert

Read this:

https://community.adobe.com/t5/acrobat-discussions/pdf-zugferd/m-p/9152440

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T

timo_9105Author

Participating Frequently

Thank you for the response. However, I was already familiar with the linked article. The procedure outlined there seemed, at least in the long run, too cumbersome, especially since, as described, there is at least one free program that makes it easier. But perhaps I misunderstood it, which is why I would like to briefly explain the procedure as I understand it:

I create an invoice as a regular PDF file
I export it with Acrobat into the XML format and save this XML copy of the invoice
I attach the XML copy to the original PDF and save/print it in PDF/A-3b format
I now have a ZUGFeRD invoice.

It works through various intermediate steps. Nevertheless, I believe that Adobe should aim to offer a simpler approach for this, especially since the building blocks are already there. Adobe increasingly claims to be able to fully digitize business processes with Acrobat (contract signing, etc.), so this would seem like a logical step to me.

To clarify, I am not saying Adobe should develop an accounting program. However, there are many customers who do not have accounting programs and are precisely looking for a meaningful solution to read and create e-invoices, ideally without having to invest a lot of money in additional software needed solely for this purpose.

I believe my explanation is long enough to illustrate the driving force behind my question, and I apologize for the lengthy details 😉

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T

timo_9105Author

Participating Frequently

Vielen Dank für die Antwort. Der verlinkte Beitrag war mir jedoch bereits bekannt. Das sich aus diesem ergebende Vorgehen schien mir jedoch, zumindest auf Dauer zu aufwendig, zumal es wie beschrieben mind. ein kostenloses Programm gibt, mit dem dies einfacher wäre. Aber vielleicht habe ich es auch falsch verstanden, weshalb ich die sich für mich ergebende Vorgehensweise einmal kurz darlegen möchte:

1) Ich erstelle eine Rechnung als reguläre pdf-Datei

2) Ich exportiere diese mit Acrobat ins XML-Format und speichere diese XML-Kopie der Rechnung ab

3) Ich füge die XML-Kopie der ursprünglichen pdf als Anhang bei und speichere/drucke sie im PDF/A3b-Format

4) Ich habe eine ZUGFeRD Rechnung.

Es funktioniert also über diverses Zwischenschritte. Dennoch bin ich der Meinung, dass der Anspruch von Adobe der sein sollte, hierfür eine einfachere Vorgehensweise zu programmieren, zumal die Bausteine ja vorhanden sind. Adobe nimmt mit seiner Werbung immer mehr in Anspruch mit Acrobat Geschäftsprozesse volldigitalisieren zu können (Vertragsunterzeichnung etc.) da wäre der Schritt für mich schlicht logisch.

Um es abschließend ins richtige Licht zu rücken, ich sage nicht, dass Adobe ein Buchhaltungsprogramm entwickeln soll, dennoch gibt es eine Vielzahl von Kunden, die eben keine Buchhaltungsprogramme haben und genau aus diesem Grund nach einer sinnhaften Lösung suchen E-Rechnungen lesen und erstellen zu können, am Besten ohne viel Geld in weitere Software zu investieren, die ich nur zu diesem einen Zweck benötige. Ich glaube der Aufsatz ist lange genug geworden um zu erläutern was die Triebfeder meiner Frage war und ist, den Umfang der Ausführungen bitte ich zu entschuldigen 😉

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