PDFファイルの圧縮

フォントを埋め込まないPDFはPDF設定次第（最小ファイルサイズ設定を使うなど）で作ることはできる、のですが、Wordデータほど容量は軽くならないでしょう。

特に今のWordデータであるdocx形式は内部文書的にはxml構造のテキストデータをさらにzip圧縮したものですから、シンプルなテキストデータだけならかなり軽くなります。

（同じデータをdocx、doc、rtfで保存して容量を比べても、docxが一番軽いです）

またWordという編集ソフトを用いることを前提としたデータ形式でもあり、レイアウト関連の情報はきわめてシンプルなものです。

一方、PDFは当初はPortable Document Formatとして軽量な電子文書を目指したものですが、その後は印刷レイアウトの再現をデータで行うことも目指しつつ、様々な拡張（PDF/XやPDF/Eなど）を目指しているフォーマットです。

再現度を高めるにはフォントの埋め込みも欠かせないですし、仕様拡張により、PDFデータ内には多くの情報が蓄積できるような複雑なデータ構造をもつものとなっています。

よってPDF自体はOfficeの文書を圧縮するものではなく、PDFビューワーを用いればどんな環境でも同様のレイアウト再現を紙と同様に行えることを目指したもの、として考えたほうがいいでしょう。

いずれにおいても、フォーマットとしての構造特性やデータ編集として元アプリケーションの依存度による影響でもあるので、そういうもの、として考える他ないでしょう。

※ちなみにPowerPointの場合はフォントを埋め込むことができ、PDFと同様に、作成時のフォントがない環境でも表示再現をすることができますが、その場合はかなりのデータ量になりますので、その場合にはある意味PDFに近い、ともいえます。

なお、モバイル系のメール添付における容量制限は、別の方法で対応されたほうがいいでしょう。

添付ではなくDocument Cloudでの共有を行ったり、WebサイトにアップロードしてそのURLを共有するなどしてアクセスを求めるなどの対応を行うなど、配信としての工夫をしたほうがいいでしょう。