como configuro una plantilla para que sea reutilizable en Salesforce

Cómo puedo configurar los campos de un documento de tal manera que al momento de seleccionarla ese documento desde salesforce puede escoger deba escoger solo los contatos, y en donde los campos de firma ya esten configurados con anterioridad desde la plantilla, de tal manera que los firmantes ejecuten un proceso ya determinado por el administrador