Problemas flujo trabajo Incoy e Indesign

Hola recientemente hemos adquirido Indesign e Incopy, el proceso de trabajo es el siguiente, el maquetador trabaja en Indesign y pone a disposición de los redactores las páginas con sus respectivas asignaciones en Incopy, pues bien, hay muchas veces que cuando el redactor hace cambios en Incopy y registra los cambios de las asignaciones, el maquetador no las vé en Indesign, no le aparecen guardadas, pero si el maquetador abre la página con Incopy si le aparecen los cambios. Trabajamos todos en un ordenador/servidor con una carpeta compartida y cuando el redactor cierra la página con los cambios guardados el maquetador no puede verlos en Indesign pero sí en Incopy. Esto porqué puede ser. 

Agradeceria ayuda ya que nos crea muchisimos conflictos