AUTOMATISER PUBLIPOSTAGE SUR INDESIGN

[POULAIN35333397whju]

Bonjour, 

J'édite un magazine culturel en print et j'ai une très grosse partie "agenda". Mes partenaires remplissent un fichier excel avec (nom, date, durée, descriptif etc...) Je fais ensuite un publipostage sur "word" pour intégrer des textes du type "A..., le..., tarif...". Ensuite je l'intégres sur indesign en copie collant ligne par ligne.

Ex : première ligne "lieu" dans une police spécifique et deuxième ligne "horaire date etc..." puis dernier paragraphe "descriptif" J'ai bien conscience de ne pas être graphiste et de me débrouiller comme je peux mais je suis sure que je m'embetes pour rien et qu'une manip existe ! pouvez vous m'aider svp, je ne trouve pas de solution?

Marie

[BobLevine]

InDesign does indeed have a data merge feature. I suggest you explore that.

[POULAIN35333397whju]

thanks and so you don't know what data lerge feature?

[jmlevy]

@BobLevine te suggère (avec raison) d'utiliser la fusion de données (data merge en anglais) :

https://helpx.adobe.com/fr/indesign/using/data-merge.html

[Vivek12]

@POULAIN35333397whju  

 Merci de nous avoir contactés. Veuillez regarder cette vidéo pour découvrir « Comment utiliser la fusion de données dans InDesign ».

https://youtu.be/jhjF6U3nAgg?feature=shared 

Salutations,
Vivek

***** Translated in English *****

@POULAIN35333397whju  Thank you for reaching out to us. Please watch this video to learn "How to use Data Merge in InDesign."

Regards,
Vivek

[POULAIN35333397whju]

Merci. J'utilise un fichier .txt qui utilise les tabulations comme séparateur mais voici le message d'erreur et voici aussi l'exemple de ma base excel de départ. Je ne comprends donc pas où est le souci lors de la fusion. 

[JR Boulay]

Après la Fusion de données, l'utilisation des styles imbriqués et/ou des styles de ligne imbriqués et/ou des styles séquentiels et/ou des styles GREP automatise la mise en forme des différentes rubriques en quelques secondes (après que les styles aient été créés, ça prend un peu de temps au départ mais ensuite c'est que du bonheur).

[POULAIN35333397whju]

Merci bcp mais je suis tellement novice que votre message me parait trop pro presque mais je vais tenter de me pencher dessus  !

[jmlevy]

Au vue de la capture d'écran de ton fichier, je pense que ce serait beaucoup plus simple de le transformer en fichier texte « classique », avec des retours de paragraphe pour séparer les infos et de l'importer dans ton fichier InDesign (ou de copier les éléments concernant chaque événement et de les coller), puis de mettre ça en forme avec des styles de paragraphe, tout simplement. Si tu utilises la fonction « style suivant » (ce que @JR Boulay appelle « styles séquentiels »), et éventuellement des styles imbriqués si nécessaire (tout dépend de ce que tu souhaites obtenir), chaque « section » peut être mise en forme en un seul clic.

mais je suis tellement novice que votre message me parait trop pro

InDesign est un logiciel pro. Et maîtriser toutes les subtilités des styles est indispensable pour être efficae.

[POULAIN35333397whju]

Actuellement c'est ce que je fais. Je crée un publipostage de excel à word. ensuite je copie colle chaque paragraphe dans indesign ligne par ligne avec des styles de caractère prédéfinis. Mais j'ai tellement de lignes excel que je voulais automatiser les choses pour me faire gagner du temps. Mon graphiste ne sait pas me répondre à ce type de questions. 

[jmlevy]

ensuite je copie colle chaque paragraphe dans indesign ligne par ligne

Pourquoi ligne par ligne ?

avec des styles de caractère prédéfinis

Ce sont des styles de paragraphe qu'il faut utiliser. Avec les styles suivants (ou séquentiels, c'est pareil), un clic suffira.

Mon graphiste ne sait pas me répondre à ce type de questions

???

L'intérêt de la fusion de données est de pouvoir (entre autres), créer automatiquement le nombre nécessaire de blocs sur une même page ou de créer le nombre nécessaire de fichiers inDesign, mais ce n'est pas adapté à de la mise en page de magazines.

[POULAIN35333397whju]

Oui comme tu l'as compris je ne suis pas aidée. Je suis la créatrice du magazine. a la base c'est mon graphiste qui se chargeait de la mise en page de l'agenda maintenant c'est moi d'où mes interminables questions 🙂 Je voulais juste gagner du temps à la base. Si tu le veux bien , je pourrais te montrer en vidéo mes manips et peut être pourras tu m'aider plus précisément? merci bcp en tt cas. 

[jmlevy]

Fais plutôt une capture d'écran du résultat que tu souhaites obtenir, ce sera suffisant. Mais je ne pourrai pas répondre tout de suite.

[POULAIN35333397whju]

Voici le résultat sur une cinquantaine de pages d'où ma volonté de gagner du temps 😉

merci de ton temps passé à me répondre en tout cas !

[jmlevy]

En voyant tes captures d'écran, il n'y a plus de doute : une série de styles de paragraphe en séquence et en plus, un style GREP pour les adresses Web. Un clic par événement pour mettre ça en forme. Chaque page devrait te prendre un peu moins de 30 secondes… Et s'il n'y avait pas des fois plusieurs paragraphes dans le descriptif, un clic pour la page pourrait suffire.

[jmlevy]

Tu as besoin de 4 styles de paragraphe :

• Un que j'appellerais « Lieu »
• Un autre appelé « Nom »
• Puis un autre « Infos »
• Et enfin, un « Description » 

Le style Lieu doit être suivi du style Nom, et ainsi de suite

Dans le style de paragraphe « Description », tu peux faire en plus un style de caractère pour les sites web que tu appliques automatiquement via un style imbriqué ou un style GREP :

ce qui, en bon français, veut dire : appliquer le style web à tout ce qui n'est pas une espace et qui se situe en fin de paragraphe.

Pour appliquer tout ça, tu sélectionnes les paragraphes qui concernent un événement, tu vas dans le panneau des styles de paragraphe et tu fais un clic droit sur le style lieu :

 

Tu répètes l'opération pour les autres événements.

[POULAIN35333397whju]

Merci beaucoup t'es adorable et cela m'aide beaucoup ! Je vais donc importer tous mes événements (600 environ) dans indesign en format texte. J'applique les styles différents à mon premier événement. Comment va t'il comprendre qu'il faut le répéter pour chaque événement ? Quelle manip dois je faire pour cela? 

PArce que si je comprends bien la logique, si je lui donne un style pour chaque ligne et qu'entre chaque événement il y a une ligne d'espace, peut il comprendre qu'il faut ensuite répèter le truc? Si jamais ma logique est bonne, quelle serait la manip? Désolée de te prendre autant de temps mais je te remercie vraiment ! 

[jmlevy]

Je vais donc importer tous mes événements (600 environ) dans indesign en format texte. J'applique les styles différents à mon premier événement. Comment va t'il comprendre qu'il faut le répéter pour chaque événement ? Quelle manip dois je faire pour cela? 

InDesign ne peut pas comprendre ça. Il faut répéter la manipulation pour chaque événement. La seule manière d'éviter ça et de mettre en forme tous les événements serait que chaque événement comprenne exactement le même nombre de paragraphes, sans exception, mais d'après tes captures d'écran, ce n'est pas le cas. Tu pourrais alors créer une boucle : Lieu > Nom > Infos > Description > Lieu, etc. Il suffirait alors de sélectionner tous les paragraphes des événements concernés (ou les 600 s'ils se suivent sur une série de pages) et d'appliquer les styles en séquence, avec une sule manipulation.

Si je lui donne un style pour chaque ligne

Tu veux dire pour chaque paragraphe ? Les paragraphes de description font plus d'une ligne.

et qu'entre chaque événement il y a une ligne d'espace

Noooon, il ne faut JAMAIS utiliser de ligne vide pour donner de l'espace entre des paragraphes ! Il faut paramétrer les styles de paragraphe avec la fonction « espace avant » ou « espace après ». Dans ton cas, il faut mettre un espace avant dans le style « Lieu » et également dans la description.

Dans mes explications, j'ai oublié de dire qu'il fallait choisir « même style » comme style suivant pour la description.

[POULAIN35333397whju]

InDesign ne peut pas comprendre ça. Il faut répéter la manipulation pour chaque événement. La seule manière d'éviter ça et de mettre en forme tous les événements serait que chaque événement comprenne exactement le même nombre de paragraphes, sans exception, mais d'après tes captures d'écran, ce n'est pas le cas. Tu pourrais alors créer une boucle : Lieu > Nom > Infos > Description > Lieu, etc. Il suffirait alors de sélectionner tous les paragraphes des événements concernés (ou les 600 s'ils se suivent sur une série de pages) et d'appliquer les styles en séquence, avec une sule manipulatio

ils sont tous pareils lieu, nom, infos, description. Parfois je dois ajouter une photo mais ça je peux le faire en manuel qd le cas se présente (10 fois pour 600 événements) 

donc je pourrais créer une boucle ! 

[Robert at ID-Tasker]

InDesign ne peut pas comprendre ça. Il faut répéter la manipulation pour chaque événement. La seule manière d'éviter ça et de mettre en forme tous les événements serait que chaque événement comprenne exactement le même nombre de paragraphes, sans exception, mais d'après tes captures d'écran, ce n'est pas le cas.

By @POULAIN35333397whju

My idea with Table won't have this probem - you can have different number of Paragraphs in each event.

[jmlevy]

ils sont tous pareils lieu, nom, infos, description.

Mais d'après ta capture d'écran, certains événements ont 2 paragraphes de description, et d'autres un seul, par exemple : rendez-vous contes, le petit musée de l'œuf, atelier BD et histoires offertes ont 2 paragraphes de description, les autres un seul. Tu as donc un retour paragraphe avant la ligne « inscriptions »

Si tu veux créer une boucle, il faut soit que la description ne comporte qu'un seul paragraphe et donc que la mention « inscriptions » soit à la fin de ce paragraphe, soit que la ligne « inscriptions » soit un paragraphe à part, qui suit la description, mais il faut que ce soit le cas pour tous les événements. Dans ce cas, tu peux créer la boucle lieu > Nom > Infos > Description > Inscriptions > Lieu et ainsi de suite. Je vois aussi que certains événements n'ont pas de mention « Inscriptions ».

En résumé, pour créer une boucle totale qui permettrait de mettre en forme tous les événements en une seule manipulation, il faut IMPÉRATIVEMENT que tous les événements soit structurés de façon rigoureusement identique (même nombre de paragraphes). Si ce n'est pas possible, il faut alors le faire événement par évenement.

[Robert at ID-Tasker]

it is IMPERATIVE that all events be structured in a strictly identical way (same number of paragraphs). If this is not possible, then it must be done on an event-by-event basis.

By @jmlevy

No problem with Table-to-text conversion. 

[Robert at ID-Tasker]

@POULAIN35333397whju 

Looking at your data - from this post:

https://community.adobe.com/t5/indesign-discussions/automatiser-publipostage-sur-indesign/m-p/144176...

there is probably a quicker and easier way:

- place / import / copy&paste your data from Excel to InDesign - as a Table.

- select each column and apply desired ParaStyle

- convert Table to text - with new line separator for columns 

Done.

You might need to remove empty Paragraphs - but a simple Find&Change will fix this:

^p^p -> ^p

[JR Boulay]

Les styles imbriqués ce sont des styles de caractères imbriqués dans un style de paragraphe, en clair ils s'appliquent automatiquement à l'intérieur des paragraphes qui utilisent ledit style.

Les styles séquentiels ce sont des styles de paragraphes qui s'enchainent automatiquement, et qui peuvent contenir des styles imbriqués.

Je suis en accord avec jmlevy. Tu es typiquement dans le cas où il te faudrait consacrer à une demi-journée de formation en utilisant les tutos d'Adobe ou autres (tuto.com) pour réussir à automatiser la mise en forme.

Ce temps de formation serait rentabilisé immédiatement.

Je crois aussi qu'il est temps pour toi de changer de graphiste, il a certainement d'autres talents mais d'après ce que tu en dis il semble être complètement nul en exé. Une mise en page comme celle ci, à partir d'un fichier Excel ça se fait en deux ou trois heures maximum, qu'il y ait 10 ou 150 pages n'y change rien.

Et ensuite les mises à jour se font en quelques minutes.

[POULAIN35333397whju]

Oui je te remercie. Effectivement je sais que mon graphiste n'est plus assez compétent pour les fonctionnalités telles que celles ci qui sont pourtant basique ! Pour sa défense, il avait fait une formation il y a longtemps mais il est aujourd'hui maitre nageur et fais cela juste pour moi ! J'ai demandé à @jmlevy pour automatiser les paragraphes à la suite les uns des autres une fois les "styles" créés. Car vous me faite rêver à me dire qu'on peut faire 150 pages en 2 à 3 h max car aujourd'hui je passe 4 jours plein !